Case study Mediaform
Mediaform, uno dei principali fornitori australiani di servizi di stampa gestiti (Managed Print Services), ha deciso di modernizzare le proprie operazioni e migliorare l’esperienza dei clienti, senza però interrompere le attività quotidiane. Grazie all’adozione di MPS Monitor, il team ha ottenuto automazione, integrazioni avanzate e manutenzione predittiva — elementi chiave per supportare una flotta in rapida crescita.
Informazioni su Mediaform
Attiva a livello nazionale e con un parco di circa 10.000 dispositivi multibrand (principalmente HP), Mediaform è riconosciuta come uno dei maggiori partner nazionali HP ed è impegnata nell’offrire un servizio di gestione stampa proattivo, efficiente e orientato al cliente.
Le sfide
Il precedente sistema di monitoraggio, basato su una piattaforma legacy lenta negli aggiornamenti e con capacità di integrazione limitate, stava creando colli di bottiglia nella gestione dei consumabili, nel monitoraggio dei dispositivi e nei tempi di risposta del servizio. Per trovare una soluzione, Mediaform ha testato HP Smart Device Services (HP SDS) e ha presto capito che, per ottenere un’integrazione completa end-to-end, la scelta migliore era adottare direttamente la piattaforma su cui HP SDS era costruita: MPS Monitor.
“La nostra precedente soluzione forniva solo informazioni di base, come lo stato dei dispositivi o gli avvisi toner. Ma con la crescita dell’azienda, avevamo bisogno di qualcosa di più sofisticato”, commenta Liam Matthews, Sales Director, Mediaform.
L’adozione di MPS Monitor
Mediaform ha scelto MPS Monitor per la sua interfaccia intuitiva, l’ecosistema API/SDK avanzato e la capacità di gestire migrazioni dati senza interruzioni — creando così un modello completamente integrato tra sistemi ERP e help desk.
L’approccio graduale ha garantito integrità dei dati e zero downtime. Il team ha effettuato caricamenti massivi di clienti e dispositivi, mantenendo in parallelo i due sistemi per circa tre mesi, fino alla transizione completa.
“La migrazione di migliaia di dispositivi avrebbe potuto essere complessa, ma con MPS Monitor è stata sorprendentemente semplice”, riferisce Liam Matthews.
Mediaform ha iniziato a vedere i primi risultati già durante la migrazione. Tra i principali successi iniziali:
- Gestione automatizzata dei consumabili: Gli alert generati da MPS Monitor attivano automaticamente ordini di vendita nel sistema ERP di Mediaform, collegati in tempo reale alle giacenze di magazzino. Questo processo ha migliorato l’accuratezza e liberato risorse interne per attività a maggior valore aggiunto.
- Servizi proattivi su larga scala: Grazie all’integrazione tra le analisi predittive di HP SDS e la piattaforma di help desk, Mediaform ha ridotto dell’80% gli interventi di manutenzione reattiva, diminuendo le visite on-site e migliorando la soddisfazione dei clienti.
- Supporto di eccellenza: La collaborazione costante con MPS Monitor Asia ha garantito una transizione fluida e un’ottimizzazione continua del sistema, creando una partnership solida e produttiva capace di evolvere insieme alle esigenze del business.
- Crescita orientata al futuro: Mediaform sta convertendo circa 4.000 dispositivi non gestiti in contratti MPS, puntando a una flotta gestita di 12.000–14.000 dispositivi. L’azienda sta inoltre esplorando nuove funzionalità, come il monitoraggio delle stampanti Zebra e l’allineamento con le iniziative HP Workforce Experience Centre.
Riflettendo sulla partnership, Chin Yoon, Managing Director di MPS Monitor Asia, ha commentato: “Mediaform ha abbracciato appieno le potenzialità di MPS Monitor, in particolare i nostri strumenti di integrazione. Ha stabilito un nuovo standard per l’uso efficace delle API nell’ottimizzazione dei flussi di lavoro operativi.“
Uno sguardo al futuro
Grazie a una piattaforma moderna, flessibile e basata sui dati, Mediaform è ora pronta ad ampliare la compatibilità con nuovi dispositivi e ad approfondire le integrazioni con i portali clienti, offrendo un’esperienza di gestione della stampa sempre più unificata, efficiente e proattiva.
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Case Study Marco
Marco, uno dei principali fornitori di tecnologie per le aziende negli Stati Uniti, aveva la necessità di modernizzare i suoi servizi di stampa gestita (Managed Print Services) con sicurezza di livello enterprise, integrazioni fluide e un’esperienza cliente coerente sotto il marchio Print Aware. Con l’adozione di MPS Monitor, il team ha raggiunto tutti i suoi obiettivi, rafforzando la conformità, accelerando il rollout e aumentando la fiducia nel brand.
Informazioni su Marco
Con uffici in 18 stati nel Midwest e Nordest e una presenza regionale in espansione fino a 30 stati, Marco aiuta le organizzazioni a semplificare la gestione di IT, voce, stampa e sicurezza, dalla fase di valutazione fino ai servizi gestiti continuative.
La sfida
La piattaforma legacy per la gestione della stampa di Marco stava raggiungendo la fine del suo ciclo di vita e non era più allineata con la visione di crescita dell’azienda. L’azienda aveva bisogno di una soluzione cloud-native che potesse scalare, integrarsi facilmente con i sistemi esistenti e soddisfare rigorosi requisiti di sicurezza e conformità – il tutto senza aggiungere complessità operativa per clienti o dipendenti.
La scelta di MPS Monitor
Marco ha scelto MPS Monitor per la sua combinazione di sicurezza di livello enterprise, facile integrazione tramite API/SDK avanzati e architettura cloud flessibile. La funzionalità di white-label di MPS Monitor è stata fondamentale, perché ha permesso a Marco di offrire l’intera esperienza sotto il proprio marchio Print Aware, consolidando un’identità chiara e coerente in tutti i punti di contatto con i clienti.
“MPS Monitor si è distinta per la sicurezza di livello enterprise e l’integrazione semplice e lineare. Il suo approccio innovativo incontra perfettamente i nostri obiettivi strategici”, commenta Tom Wells, SVP of Copier Service & Procurement, Marco.
Implementazione & go-to-market
Il rollout è stato pianificato con cura e in stretta collaborazione. Marco e MPS Monitor hanno creato documentazione e materiali di comunicazione insieme e hanno sviluppato una landing page dedicata a Print Aware per centralizzare le risorse relative a implementazione e sicurezza – semplificando al massimo la fase iniziale per i clienti.
Grazie alla configurazione intuitiva della piattaforma, molti clienti hanno completato l’installazione in modo indipendente o con una guida minima, favorendo un’adozione rapida e senza criticità.
Una volta completata l’implementazione, l’impatto è stato immediato. Di seguito i principali benefici ottenuti da Marco:
- Maggiore sicurezza e conformità: funzionalità avanzate abbinate a standard rigorosi, per ridurre il rischio e aumentare la fiducia nei servizi offerti.
- Integrazione fluida: Solidi set di API e SDK collegano MPS Monitor la portale Marco Insights Cloud Portal, migliorando analisi e reportistica per decisioni più informate ed efficaci.
- Coerenza del marchio su larga scala: la proposta in white-label con il marchio Print Aware garantisce un’esperienza unificata senza raddoppiare il lavoro di branding.
- Onboarding più rapido e utenti soddisfatti: documentazione chiara e flusso self-service guidato hanno ridotto il time-to-value e aumentato la soddisfazione dei clienti.
- Pronti a crescere: una base scalabile che consente a Marco di espandere in modo efficiente la copertura dei propri servizi MPS.
I prossimi passi
Sulla scia dei primi successi, Marco prevede di estendere l’uso di MPS Monitor a un numero sempre maggiore di clienti, sfruttando funzionalità avanzate di reporting e integrazioni per continuare a migliorare la qualità del servizio e l’efficienza operativa.
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Case study QPC Group
Introduzione
QPC Group, un fornitore australiano di tecnologia per l’ufficio, ha come missione aiutare le aziende a lavorare in modo più intelligente grazie all’automazione e a flussi di lavoro ottimizzati. Dai servizi di stampa gestiti alle lavagne interattive, fino ai sistemi di videoconferenza e VoIP, QPC Group offre soluzioni innovative per migliorare la produttività e l’efficienza operativa delle aziende in Australia e Nuova Zelanda. Con una presenza consolidata in settori come sanità, servizi minerari e ospitalità, QPC Group è cresciuta fino a diventare un partner affidabile nella tecnologia per l’ufficio, offrendo soluzioni che si adattano alle esigenze specifiche dei suoi clienti.
La sfida
Nel 2010, QPC Group si è messa alla ricerca di una piattaforma software per la gestione dei dispositivi che potesse gestire in modo efficace e da remoto i suoi servizi di stampa e copiatura. La scelta iniziale di una soluzione locale, seguita dalla migrazione a un sistema canadese, ha funzionato per un certo periodo, ma si è rivelata complessa e con limitate possibilità di scalabilità. Con l’espansione dell’azienda e l’evoluzione della tecnologia, è emersa la necessità di una soluzione più integrata ed efficiente per la gestione del parco stampanti. Quando uno specialista di soluzioni HP ha suggerito MPS Monitor—una piattaforma SaaS nota per le sue ampie capacità di integrazione— QPC Group ha trovato una soluzione perfetta per le sue crescenti esigenze. Nel 2019, hanno iniziato una migrazione graduale a MPS Monitor, partendo con circa 50 dispositivi.
La transizione a MPS Monitor
QPC Group è stata immediatamente colpita dalla flessibilità e semplicità d’uso di MPS Monitor. Questa soluzione di gestione del parco stampanti ha permesso loro di gestire un portafoglio in espansione di dispositivi di diversi marchi, tra cui HP, Lexmark, Epson e Fujifilm. L’integrazione con Smart Device Services (SDS) di HP si è rivelata particolarmente preziosa, consentendo la gestione remota di attività come il riavvio dei dispositivi, l’aggiornamento del firmware e l’accesso al web server incorporato (EWS) per risolvere eventuali problemi. Questa funzionalità si allinea perfettamente con l’impegno di QPC Group a fornire un servizio tempestivo ed efficiente.
“L’integrazione di MPS Monitor con HP SDS ci permette di risolvere le problematiche dei clienti da remote e minimizzare le visite on-site, in linea con la nostra promessa di fornire un servizio rapido ed eccellente,” commenta Lisa Spark, Co-Founder & General Manager di QPC Group.
Migliorare l’efficienza operativa con l’automazione
La decisione di migrare completamente a MPS Monitor è stata supportata dall’integrazione fluida della piattaforma di monitoraggio dei dispositivi di stampa con i sistemi di contabilità, in particolare Xero, e le sue robuste funzionalità di gestione dei contratti. L’automazione dei processi di fatturazione, come il tracciamento costo-pagina e il monitoraggio dei livelli di toner, ha eliminato diverse operazioni manuali e ha permesso a QPC Group di focalizzarsi su attività di valore più elevato. Consolidando due sistemi di monitoraggio in uno, il team ha ridotto il carico di lavoro amministrativo del 70%.
L’integrazione API ha portato ulteriori vantaggi, consentendo l’inserimento automatico dei dati e una gestione semplificata dell’inventario. Un’altra funzionalità di spicco di MPS Monitor è stata l’opzione personalizzabile “Days to Empty” (DTE). Questo strumento ha permesso a QPC Group di impostare avvisi precisi sul livello del toner, adattati alle diverse regioni, migliorando la pianificazione e la gestione dell’inventario.
Fatturazione semplificata grazie all’integrazione con Xero
Un aspetto fondamentale della partnership tra QPC Group e MPS Monitor è stata l’integrazione con Xero, una delle principali piattaforme per la contabilità in Australia. Questo ha permesso di consolidare la fatturazione, consentendo ai clienti di ricevere un’unica fattura che copre tutti i servizi. Questo approccio semplificato ha reso i pagamenti più agevoli per i clienti e ha garantito una maggiore resilienza operativa, poiché il personale di supporto poteva elaborare le fatture con facilità.
Chin Yoon, Managing Director di MPS Monitor Asia, ha svolto un ruolo fondamentale nel rendere il processo di transizione semplice e lineare. La sua esperienza e il supporto dedicato hanno permesso a QPC Group di migrare senza problemi. “Con la guida di Chin e un supporto costante, siamo riusciti a sfruttare a pieno il potenziale di MPS Monitor,” aggiunge Lisa.
Risultati e vantaggi ottenuti
Dall’adozione della soluzione di gestione del parco stampanti di MPS Monitor, QPC Group ha ottenuto un livello più alto di automazione ed efficienza. La fatturazione mensile automatizzata e la gestione semplificata dei contratti hanno permesso al team di concentrarsi sullo sviluppo del business. Gli strumenti di reportistica di MPS Monitor, come le statistiche sulle spedizioni e le previsioni di esaurimento dei toner, aiutano QPC Group a pianificare le necessità di magazzino in modo più accurato, riducendo al minimo le sostituzioni inutili di parti e abbassando i costi.
Futuro in crescita con MPS Monitor
Con piani di crescita di gestione fino a 10.000 dispositivi, la collaborazione di QPC Group e MPS Monitor è ben posizionata per la crescita futura. Il loro impegno continuo nell’automazione dei processi interni è parte integrante della loro strategia, e puntano a continuare ad innovare le operazioni di fatturazione e gestione dei contratti per soddisfare le esigenze in evoluzione dei clienti.
Conclusioni
Il percorso di QPC Group insieme a MPS Monitor dimostra in che modo l’automazione integrata possa trasformare i Managed Print Services. Facendo leva sui potenti strumenti e sul supporto di MPS Monitor, hanno semplificato le varie attività, ridotto il lavoro manuale e stabilito una solida base per una crescita scalabile. Questa partnership rappresenta l’impegno di QPC Group a lavorare in maniera più intelligente, permettendo ai cienti in Australia e Nuova Zelanda di operare in modo più efficace ed efficiente.
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Anche nell’era delle recensioni online e delle valutazioni di Trip Advisor, le raccomandazioni che arrivano tramite il passaparola rimangono il modo migliore di convincere i potenziali clienti a considerare l’uso di un prodotto o servizio specifico. Nel caso di Integrating Solutions Limited (ISL), uno dei principali fornitori indipendenti di fotocopiatrici multifunzione e servizi di stampa gestiti, il servizio che fornisce è stato oggetto di molte conversazioni positive tra scuole, accademie ed enti governativi locali come Transport for London per molti anni. Il risultato è stato un business che ha avuto successo, con poca o nessuna attività promozionale, sin da quando è stato fondato nel 2005. Oggi, lavora con i principali marchi di stampa, tra cui Sharp, Ricoh, Kyocera, Lexmark e Toshiba, offrendo connettività su misura e analisi dei costi di stampa, con il risultato di soluzioni all’avanguardia per i suoi clienti aziendali e PMI. Attraverso i suoi innovativi prodotti di audit di stampa, ISL è riuscita a ottenere costantemente risparmi di oltre il 30% rispetto ai costi di stampa precedenti dei clienti.
Negli ultimi 16 anni, l’azienda ha ampliato la sua impronta con vari uffici ubicati strategicamente in tutto il Regno Unito a sostegno dei clienti in tutto il Paese. Oggi, l’azienda supporta una base di clienti i cui dispositivi hanno prodotto più di otto milioni di pagine stampate l’anno scorso. Per aiutare a contrastare i volumi di stampa dei suoi clienti e l’effetto sull’ambiente, ISL è un partecipante attivo di PrintReleaf, una piattaforma software che permette alle aziende di sostenere e far crescere il sistema forestale globale piantando un albero per ogni pagina stampata dai clienti di ISL. Questo è un beneficio che ISL offre gratuitamente a tutti i suoi clienti e che va a implementare anche il sistema di gestione ambientale ISO 14001 di ISL.
Il servizio attento fornito da ISL è una delle qualità che i numerosi clienti di lunga data apprezzano maggiormente, come spiega Simon Wassell, direttore ISL. “In ISL abbiamo messo in pratica qualcosa di cui si parla spesso, ma che raramente si realizza: una manutenzione preventiva e proattiva che vede le nostre squadre di assistenza sul campo fare visite regolari e programmate ai nostri clienti. Durante tali visite, una volta ogni trimestre, vengono eseguite attività di manutenzione che vanno dall’aggiornamento del firmware alla pulizia delle macchine e alla sostituzione dei materiali di consumo in procinto di terminare. Ciò assicura che i dispositivi dei clienti siano sempre in ottime condizioni di lavoro, riducendo i tempi d’inattività e tutti gli inconvenienti che derivano dal fatto che i dispositivi siano offline” Effettuando un minimo di quattro visite all’anno su ogni macchina, la manutenzione preventiva rappresenta quasi l’80% delle attività che ISL conduce per conto dei suoi clienti, aiutando a ridurre al minimo il tempo che l’azienda spende per reagire alle chiamate per guasti.
Alla base del suo programma di manutenzione proattiva vi è Asolvi Vantage Online che fornisce a ISL informazioni sull’assistenza sul campo in un unico luogo, assicurando l’accessibilità ai dati dei clienti tramite un’interfaccia intuitiva e facile da usare. A integrarsi perfettamente con Vantage online per fornire all’azienda informazioni sul monitoraggio di stampa è MPS Monitor 2.0 di MPS Monitor, l’azienda che sviluppa e distribuisce la piattaforma leader per il monitoraggio e la gestione remota di stampanti e dispositivi multifunzione.
Parlando del perché ISL ha deciso di implementare MPS Monitor, Simon ha dichiarato: “Il nostro precedente Data Collection Agent (DCA) non aveva fatto grandi progressi. Di fatto era sempre lo stesso strumento che usavamo da svariati anni. Con l’aumento del numero dei nostri clienti e dei loro volumi di stampa, avevamo bisogno di una soluzione DCA moderna, scalabile e sicura. Per noi è stato chiaro fin da subito che non soltanto MPS Monitor soddisfaceva le nostre esigenze di monitoraggio, ma anche che la sua compatibilità con altre applicazioni CRM essenziali per il nostro business lo rendeva una scelta scontata”.
Quasi un anno dopo l’implementazione di MPS Monitor, Simon non ha rimpianti sulla decisione di ISL, affermando che “la capacità di MPS Monitor di fornirci dati puri e analisi dettagliate non ha rivali. Fornisce una business intelligence dettagliata e significativa che è facile da visualizzare e comprendere”. Ha aggiunto: “Poiché i dati sono facilmente accessibili, anche i nostri team di help desk e service desk ne fanno uso e questo li aiuta a ottenere informazioni reali sulla stampa dei clienti, per quanto riguarda pagine stampate, copertura del toner e volumi di stampa”. Questo agevola la guida alla stampa di ISL a basarsi su informazioni di qualità che portano a prendere decisioni meglio supportate sui dispositivi che sono sotto- o sovra-utilizzati.
Quando gli è stato chiesto cosa lo ha colpito di più di MPS Monitor, Simon ha specificato tre qualità che emergono. “In primo luogo, la facilità di integrazione con dispositivi e altre applicazioni è senza soluzione di continuità e senza stress. L’integrazione è assolutamente essenziale per noi e il team di MPS Monitor ha lavorato molto duramente per garantire che questo venisse affrontato con successo. Non abbiamo ricevuto lamentele da parte di nessuno su MPS Monitor e il team di servizio lo ama letteralmente, anche perché è davvero facile da installare”.
In secondo luogo, oltre alla soluzione di MPS Monitor che soddisfa al meglio le sue esigenze, Simon vede anche dei parallelismi tra l’attenzione al cliente di ISL e quella di MPS Monitor. “Fin dall’inizio, il team ci è piaciuto molto”, ha dichiarato. “Sono andati ben oltre quanto richiesto per soddisfare i nostri bisogni e le nostre esigenze. Il loro approccio costruttivo e personalizzato è stato molto innovativo rispetto ad alcuni concorrenti più affermati che avevano un atteggiamento “prendere o lasciare” per la loro offerta. L’apertura e l’onestà di MPS Monitor aiutano a costruire il tipo di fiducia su cui si fondano le relazioni a lungo termine e il loro tocco personale è stato molto apprezzato. Infine, il prezzo è molto equo, soprattutto se si considera la ricchezza dei dati forniti e, cosa ancora più importante, la sua tecnologia DCA all’avanguardia, la sicurezza, l’integrazione, la logistica dei materiali di consumo, la gestione dei contratti e le funzioni avanzate di analisi dei dati che sono tutte di prim’ordine”
Grazie al ruolo chiave che ora MPS Monitor gioca in ISL, ci sono ancora maggiori ragioni per parlare dell’azienda che guarda a un nuovo entusiasmante anno davanti a sé.
Per saperne di più
MIPS Informatica opera nel settore dell’Information Technology dal 1992. Con sede a Genova e uffici a Firenze, la società ha costituito negli anni una organizzazione strutturata e affidabile specializzata nella realizzazione di soluzioni efficienti per la stampa e la digitalizzazione dei documenti. Si rivolge ad aziende in diversi settori verticali, per consentire loro di trarre il massimo beneficio dai propri investimenti in tecnologia dedicando le proprie risorse agli aspetti più strategici del business.
La società vanta un team di oltre 30 professionisti, che ha acquisito negli anni solide competenze nel supporto tecnico e sistemistico nell’ambito dei Managed Print Services e nei servizi informatici.
Attualmente, il Dealer ligure ha all’attivo il monitoraggio “All-In” di oltre 1500 stampanti e multifunzioni e più di 20.000 licenze di software di cyber security su server e client. Forte delle proprie risorse e del consolidato rapporto con i principali produttori di tecnologie hardware e software, MIPS Informatica supporta oggi aziende in diversi mercati che, anche a seguito dei cambiamenti occorsi con la pandemia, hanno necessità dinamiche e sempre più complesse.
“MIPS Informatica guarda al futuro con i piedi ben radicati nel presente”, afferma Luca Marini, fondatore della società. “Da trent’anni siamo molto attenti alle evoluzioni tecnologiche: questo ci consente di garantire valore ai nostri clienti, proponendo le soluzioni più adatte alle loro esigenze e mantenendo allo stesso tempo efficienti le loro installazioni”.
MPS Monitor: una soluzione che accompagna la crescita
MIPS Informatica opera nel mercato delle soluzioni di stampa dal 2006, inizialmente come rivenditore esclusivo di Konica Minolta. Negli anni, l’azienda ha implementato servizi relativi ad altri brand del settore printing, quali Canon, Kyocera ed Epson, incrementando notevolmente la gamma di dispositivi gestiti.
Al di là del sistema di controllo proprietario inizialmente utilizzato, si è rivelato quindi nel tempo necessario valutare un nuovo e più aperto sistema di monitoraggio di stampanti e multifunzione. Dopo diversi trial, quasi 12 anni fa MIPS Informatica ha selezionato MPS Monitor e la sua soluzione Software-as-a-Service (SaaS) per la gestione remota dei dispositivi di stampa e i Managed Print Services. Un elemento decisivo per la selezione è stata la possibilità di integrare con estrema semplicità i dati rilevati dalla soluzione di monitoraggio con i dati del sistema gestionale dell’azienda, tramite un agent installato sul dispositivo del cliente.
In particolare, l’ambiente di MPS Monitor 2.0, completo e di facile utilizzo, fornisce agli utenti accesso visivo e interattivo ai dati e si rivela fondamentale per il business di MIPS Informatica ogni giorno, nel momento in cui la fornitura dei servizi di stampa gestita avviene ormai prevalentemente tramite contratti “Pay-per-Use” e “Costo-Pagina”.
Inoltre oggi MIPS Informatica utilizza con soddisfazione Analytics, la piattaforma completa di Business Intelligence di MPS Monitor basata sulla tecnologia Microsoft PowerBI; grazie ad essa, MIPS Informatica può gestire al meglio la propria operatività, prendere decisioni rapide ed efficaci in maniera affidabile e sicura e fornire ai propri clienti risposte in tempo reale.
I risultati
“Dopo 12 anni di utilizzo, affiancati dalla competenza dei consulenti di MPS Monitor, possiamo affermare che questa soluzione di monitoraggio e gestione dei sistemi di stampa in cloud, completamente affidabile e in grado di portare efficienza anche al nostro interno, ha letteralmente trasformato il nostro business”, afferma Luca Marini.
Oggi, MIPS Informatica gestisce circa 2300 alert sui singoli dispositivi dei propri clienti e nell’ultimo anno ha spedito loro circa 3600 consumabili. Il monitoraggio e la gestione dei sistemi di stampa hanno generato per l’Azienda ligure un risparmio sui costi delle materie prime, delle spedizioni e sui tempi di lavoro pari a circa 100 mila euro. In particolare, è stato possibile per MIPS Informatica accorpare il trasporto dei materiali sottoscorta, gestire rapidamente la rotazione dei prodotti consumabili diminuendo le scorte di magazzino e risparmiare tempi di lavorazione e consegna, a tutto vantaggio dei clienti.
“MPS Monitor è diventato molto velocemente per la nostra azienda uno strumento di lavoro quotidiano insostituibile; grazie alla sua semplicità d’uso viene utilizzato in maniera agevole da tutto il team della Divisione Print&Solutions, che può così condividere in maniera molto efficace il lavoro, ottimizzandone tempi e risorse”.
Il futuro
Le funzionalità avanzate di reporting e di Business Intelligence integrate in MPS Monitor 2.0 permettono la creazione di un ambiente di analisi personalizzato per le specifiche esigenze dei dealer, che possono così prendere decisioni di business rapide ed efficaci: questa, secondo MIPS Informatica, è la chiave di volta per acquisire la gestione di nuovi parchi stampanti.
E proprio tali funzionalità sono riconosciute dal Dealer come valore per le scelte strategiche del futuro: “Saremo ben lieti di utilizzare le nuove implementazioni che MPS svilupperà, certi che la sicurezza della soluzione e l’utilizzo della piattaforma di Business Intelligence consentiranno alla nostra azienda di acquisire un notevole vantaggio competitivo sul mercato”, spiega Marini.
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Esistono molti modi per valutare il successo di un’azienda, ma forse uno dei più interessanti è il fatto che un’altra impresa la ritenga abbastanza promettente da essere un prezioso obiettivo di acquisizione. È il caso di Simplify, Dealer con sede in Norvegia che offre una vasta gamma di servizi di stampa. All’inizio di quest’anno, Simplify è stata acquisita dalla società di supporto alle imprese ECIT nell’ambito della strategia per espandere la propria presenza nei paesi nordici, e rinominata ECIT Simplify.
Ovviamente, non è stata solo la posizione geografica di Simplify a renderla interessante per ECIT. Con origini che risalgono al 1996, l’azienda è diventata un alleato fidato di molte piccole e medie imprese, ma anche di piattaforme petrolifere e navi offshore, guadagnandosi un’invidiabile reputazione in oltre due decenni di attività per l’eccellente servizio clienti e l’affidabilità del supporto fornito.
Mantenere sotto controllo le stampe
Nonostante l’ampiezza della base di clienti di ECIT Simplify, essi in genere stampano documenti Microsoft Office di routine. Ogni stampa, tuttavia, deve essere conteggiata e fatturata con precisione. In linea con questa esigenza, uno dei servizi di stampa offerti dall’azienda, forte di 20 persone in organico, include il monitoraggio dei dispositivi di stampa. “Come parte del servizio di stampa che forniamo ai nostri clienti, dobbiamo gestire la fatturazione mensile dei contratti di servizio a costo pagina che i nostri clienti hanno sottoscritto, fatturando in base ai loro consumi“, ha affermato John Alfred Hustvedt, Direttore Vendite di ECIT Simplify.
In precedenza, svolgere questo compito per circa 300 clienti era arduo e monotono. Richiedeva infatti al team di passare da un foglio di calcolo Excel all’altro in un processo che Hustvedt ha descritto come “raccapricciante“.
L’automazione delle attività che richiedono tempo è facile con MPS Monitor
Tale inefficienza non era sostenibile. “Dovevamo trovare un modo migliore per gestire la lettura dei contatori e la fatturazione mensile“, ha aggiunto Hustvedt. Alla base di quel servizio oggi c’è MPS Monitor, sviluppatore e distributore della piattaforma leader per il monitoraggio e la gestione da remoto di stampanti e dispositivi multifunzione.
Discutendo su ciò che più lo ha colpito di MPS Monitor rispetto all’offerta della concorrenza, Hustvedt ha evidenziato: “Sono stati l’innovazione e lo spirito pionieristico di MPS Monitor che ci hanno conquistati“. Sono state questa spinta all’innovazione e la volontà di soddisfare le esigenze di ECIT Simplify che hanno portato MPS Monitor a sviluppare un connettore per l’integrazione con PowerOffice, il sistema ERP dell’azienda. “In precedenza, le informazioni sui volumi di stampa provenivano da MPS Monitor, mentre i prezzi dei clic per pagina e le informazioni relative ai costi mensili erano archiviate nel sistema ERP. Ciò significava mantenere due database. Grazie al nuovo connettore creato da MPS Monitor, abbiamo automatizzato il processo di creazione della fattura, con tutti i dati del cliente – relativi a stampe, contratti e costi per pagina – disponibili su MPS Monitor”.
Attualmente ECIT Simplify utilizza MPS Monitor come unico punto di riferimento circa le informazioni di stampa, incluse quelle sui volumi. “Grazie a ciò, penso che stiamo risparmiando circa il 30% del tempo di un amministratore, che può essere utilizzato in modo migliore e più produttivo“. Hustvedt ha anche aggiunto: “Ci piace molto il portale BI e il modo in cui ci consente di utilizzare tutti i dati come strumento decisionale. Questo ci aiuta a stare al passo con le esigenze dei nostri clienti. Inoltre, i dati che otteniamo dal modulo di reporting che MPS Monitor ci ha aiutato a creare ci consentono di dimostrare ai nostri clienti che stiamo onorando i nostri Service Level Agreement (SLA): ciò aiuta a creare più fiducia tra noi e i nostri clienti”.
Le capacità tecniche di prodotto da sole non sono sufficienti per spiegare perché ECIT Simplify abbia scelto la soluzione di MPS Monitor rispetto ad altre, ha spiegato Hustvedt. “Sono molto contento quando posso stringere delle partnership con aziende come MPS Monitor. Poiché siamo un’azienda con esigenze in evoluzione, nel lungo termine una relazione cliente-fornitore una tantum non sarebbe adatta a noi di ECIT Simplify. È imperativo che i nostri fornitori possano davvero lavorare come partner per il nostro business. MPS Monitor ha dimostrato di essere scalabile e di poter personalizzare le soluzioni al fine di soddisfare le nostre esigenze. A differenza di molti piccoli fornitori di servizi IT, sono impressionato non solo dal fatto che abbia una visione per il suo futuro, ma sono anche colpito dalla roadmap per perseguirla. A tal proposito, ora coinvolgiamo MPS Monitor nei nostri progetti di sviluppo aziendale. Lavorando insieme, l’offerta di MPS Monitor si evolve per soddisfare le nostre esigenze“.
In partnership con MPS Monitor per un futuro migliore insieme
Il fatto che entrambe le società possano lavorare in parallelo è una buona premessa per il futuro, soprattutto in vista del completamento della fusione di Simplify con ECIT, prevista per la fine del quarto trimestre del 2021. “Quando ciò accadrà“, spiega Hustvedt, “utilizzeremo MPS Monitor per monitorare fino a 3.500 dispositivi multimarca”.
Hustvedt è fiducioso che MPS Monitor sarà più che in grado di sostenere tale crescita. “So per esperienza che può fornirci la flessibilità, l’assistenza clienti e il servizio di cui abbiamo bisogno. Il team di MPS Monitor si è dimostrato molto veloce nel farsi avanti e nel fornire aiuto quando ne avevamo bisogno. MPS Monitor oggi ha un prodotto eccellente e un business sostenibile, per cui sono più che certo che abbia la soluzione giusta da portare con noi quando inizieremo a monitorare i dispositivi dei clienti ECIT“.
Sebbene ECIT Simplify non stia attualmente sfruttando appieno tutte le caratteristiche e le funzioni di MPS Monitor, ciò è destinato a cambiare al termine della fusione. “L’enorme numero di connettori aiuterà a ottenere ulteriori efficienze una volta attivati“, ha affermato Hustvedt.
Quando gli è stato chiesto se avrebbe raccomandato MPS Monitor, Hustvedt non ha esitato a dire fermamente “sì“, aggiungendo: “Vediamo MPS Monitor come un partner a lungo termine che sta guadagnando terreno grazie all’innovazione e a un eccellente servizio al cliente“. Queste sono qualità destinate a sostenere entrambe le aziende lungo un deciso percorso verso il successo.
Le aziende che affondano le loro radici a quasi un secolo fa, di solito hanno alcune caratteristiche in comune alla base della loro longevità: l’acume per il business, inteso come capacità di individuare e rispondere alle opportunità emergenti, e la volontà di adottare le ultime tecnologie per operare in modo più efficiente e fornire ai propri clienti un servizio sempre migliore. Sono queste in effetti le qualità che caratterizzano Weaver & Bomfords, azienda di forniture per ufficio le cui origini risalgono al 1922.
Con sede nel Cheshire (UK), l’azienda continua oggi a crescere, con 15 dipendenti che offrono ai clienti in tutto il paese una serie di servizi di cui necessitano le realtà lavorative ad alto ritmo. Nello specifico, Weaver offre fotocopiatrici e stampanti di rete, Managed Print Services (MPS) e Soluzioni Documentali. Bomfords si concentra invece su mobili e forniture per ufficio. Una soluzione che sta aiutando i clienti dell’azienda a ottenere una maggiore efficienza per le loro attività di stampa arriva da MPS Monitor®, azienda che sviluppa e distribuisce la piattaforma leader per il monitoraggio e la gestione da remoto di stampanti e dispositivi multifunzione. MPS Monitor 2.0 è una soluzione SaaS basata su cloud, e oggi due terzi dei clienti di Weaver stanno beneficiando dell’accessibilità, flessibilità e sicurezza che essa offre.
Soddisfare le esigenze di stampa dei clienti con MPS Monitor 2.0
La comodità è spesso al centro di un’ottima esperienza di servizio al cliente, come sottolinea Sue Lenton, direttore generale di Weaver & Bomfords. “Siamo sempre alla ricerca di nuove strade per offrire valore ai nostri clienti e, fornendo una soluzione di gestione della stampa in outsourcing come quella di MPS Monitor, possiamo rimuovere per loro tutto il peso delle attività di stampa, cosicché possano continuare a concentrarsi sul loro business. Dal punto di vista dei clienti, essi non devono mantenere o gestire le forniture di toner, poiché quest’ultimo viene semplicemente consegnato e contrassegnato per la macchina giusta, in modo che essi sappiano che sarà lì esattamente quando ne hanno bisogno. In genere, i nostri clienti hanno diversi dispositivi di stampa, quindi abbiamo esaminato quale fosse il miglior MPS per loro, per rendere più facile mantenere i parchi macchine in esecuzione in modo efficiente ed economico. MPS Monitor toglie al cliente qualsiasi compito di amministrazione o gestione legato a quel processo”, afferma Lenton.
A fronte della diversità delle loro esigenze di stampa, è un servizio che molti clienti hanno imparato ad apprezzare, come spiega Lenton: “Abbiamo una rosa davvero numerosa di clienti che stampano una varietà molto ampia di documenti; ricette mediche, materiali di marketing e per i punti vendita e persino transfer utilizzati nella produzione di porcellane. Abbiamo fra i nostri clienti molti produttori alimentari locali, mulini e panifici, società di distribuzione, così come più comuni studi professionali e legali, nonché scuole e accademie locali. Tutte queste organizzazioni sono rimaste aperte nell’ultimo anno e così anche noi: hanno più che mai bisogno del nostro servizio e supporto sul posto“.
Una soluzione MPS flessibile e adattabile per un mondo in rapida evoluzione
È diventato presto evidente a Sue Lenton e al suo team come MPS Monitor fosse una soluzione a prova di futuro adatta alle esigenze dei loro clienti, dato che essa è stata sviluppata a partire dalla visione di una piattaforma scalabile nativamente progettata per il cloud. Lenton osserva: “Weaver utilizza da molto tempo le tecnologie di monitoraggio da remoto per la gestione dei parchi macchine e l’ordinazione delle forniture, e abbiamo quindi una certa familiarità con le soluzioni disponibili. Quando abbiamo iniziato a interfacciarci con MPS Monitor, ci è apparso subito chiaro che si trattava di un’offerta di gran lunga migliore di quella che usavamo in precedenza. Per cominciare, il suo front-end è molto intuitivo e l’interfaccia utente è ben orientata graficamente“. A ciò Lenton aggiunge che MPS Monitor rende i dati e le informazioni facilmente accessibili, a differenza di altre soluzioni che richiedono una discreta conoscenza tecnica per poter accedere alle informazioni e ai dati di reporting. MPS Monitor rende facile ottenere un’istantanea corretta dello stato di un parco macchine, in modo che le criticità o i problemi possano essere identificati immediatamente. “È davvero facile trovare le informazioni di cui c’è bisogno. Nel complesso, MPS Monitor ci offre molto di più attraverso uno strumento di gestione del business di facile utilizzo”.
La diversità della base di clienti di Weaver richiedeva una soluzione di monitoraggio remoto dei dispositivi di stampa che potesse adattarsi e scalare facilmente in funzione delle esigenze uniche di ciascun cliente, non da ultimo quando è scoppiata la pandemia e il personale è stato costretto a lavorare da casa. In questo contesto, la flessibilità di MPS Monitor ha molto aiutato. “Durante la pandemia, siamo stati in grado di fornire e monitorare i dispositivi di stampa per coloro che lavoravano da remoto grazie a MPS Monitor. Ci è stato possibile estendere il servizio che normalmente offriamo al personale basato in ufficio; possiamo controllare i dispositivi da remoto e fornire il toner quando necessario, nonché dare supporto a distanza nel caso in cui i lavoratori abbiano problemi di stampa o scansione. Il grande vantaggio di MPS Monitor è la disponibilità di un multi-connettore (Cluster) che viene eseguito su più di un dispositivo. Nel momento in cui il connettore è installato, possiamo avere visibilità sui dispositivi e sulle gerarchie di rete. È molto semplice“. Con la sua architettura basata su cloud, il suo approccio indipendente dai vendor, l’attenzione alla sicurezza e l’integrazione diretta con gli Smart Device Services (SDS) di HP e Universal Print (UP) di Microsoft, MPS Monitor è ideale per soddisfare le esigenze in continua evoluzione del forza lavoro ibrida.
L’integrazione come chiave per sbloccare il potenziale aziendale
L’integrazione con applicazioni di terze parti, come i sistemi CRM, è un altro punto di forza di MPS Monitor. “Eravamo agli inizi nell’uso di MPS Monitor e la stavamo utilizzando con Vantage Online. A quell’epoca, non esisteva in realtà un connettore ufficiale per noi. Ma MPS Monitor ci ha ascoltato e ne ha sviluppato rapidamente uno, aiutandoci poi a configurarlo. L’integrazione con Vantage Online ha reso semplice il complesso passaggio da un altro fornitore. Il team di MPS Monitor ci ha anche aiutato a eseguire un aggiornamento in blocco per ridurre al minimo le attività coinvolte“. Lenton aggiunge: “Con il sistema in uso, gli avvisi sul toner vengono creati direttamente nel nostro sistema, pronti per l’elaborazione immediata, mentre le letture dei contatori in tempo reale facilitano la fatturazione. Ciò ha semplificato quelle che possono essere attività molto manuali, liberando quindi del tempo al nostro personale. L’integrazione tra le due soluzioni è in fase di ulteriore sviluppo e confidiamo di poter essere molto presto in grado di utilizzare ancora più funzionalità di MPS Monitor da Vantage Online “.
Soluzioni di cui fidarsi
Un altro vantaggio che Lenton e il suo team hanno imparato ad apprezzare giorno dopo giorno è la stabilità di MPS Monitor. Con la precedente soluzione MPS, Weaver doveva gestire molti falsi allarmi, alcuni dei quali attivati direttamente dagli utenti che estraevano il toner e lo scuotevano. L’azienda impiegava molto tempo e sforzi per controllare ogni avviso ricevuto, convalidarlo o ignorarlo. Con MPS Monitor, questo non è più un problema da dover gestire, afferma Lenton. “Ci fidiamo di MPS Monitor in un modo in cui non potevamo fidarci del nostro precedente sistema. Ci aiuta a garantire il mantenimento dei livelli di servizio al cliente“. Anche la configurabilità flessibile degli alert è fondamentale: in questo senso, Lenton menziona un cliente che è operativo 24 ore su 24, 7 giorni su 7, e i cui avvisi sono impostati in modo tale che esso non finisca mai il toner.
Per fare la differenza in modo tangibile per un’azienda, un prodotto eccezionale deve essere supportato da un team eccezionale, e l’esperienza di Lenton con MPS Monitor è stata estremamente positiva. “Direi che la squadra è fantastica. Sono tutti molto disponibili e pronti ad aiutare, cosa che non ho sperimentato con altri fornitori di soluzioni MPS. Sono sempre lieti di lavorare con noi ogni volta che abbiamo bisogno del loro supporto”.
Con la giusta combinazione di prodotti e persone, e con un servizio di stampa gestito fornito tramite MPS Monitor, il futuro di Weaver & Bomfords è destinato a essere radioso e di lungo respiro come il suo passato.
Premessa
ATF lavora a fianco delle aziende italiane per supportarle nello sviluppo digitale con soluzioni di Digital Transformation che spaziano dal Printing alla Smart Collaboration, dai Sistemi IT alla Consulenza e Implementazione dei nuovi processi digitali.
L’azienda, che oggi può contare oggi sull’esperienza, le competenze e la passione di oltre 30 risorse, è stata fondata nel 1989 da quattro soci, tuttora in carica: la loro missione, ben prima che il paradigma della “Digital Transformation” divenisse popolare, era supportare le imprese nella gestione del documento, cartaceo ed elettronico, attraverso sistemi di stampa, prodotti e soluzioni IT. Più in generale, ATF si è fin dalla sua nascita dedicata al governo dello spazio digitale rivolto all’ottimizzazione dei processi produttivi.
Ai quattro soci fondatori, nel 1997 si è affiancato Ivan Consorti, che oggi dirige il Reparto Tecnico di ATF, la “sala motori” dell’azienda, come lui stesso ama definirlo. Grazie all’esperienza maturata sul campo negli anni di attività, Ivan si occupa oggi dell’organizzazione e del coordinamento del servizio di assistenza e della relazione con i partner commerciali dell’area tecnica per garantire supporto su tutto il territorio nazionale.
La sfida
Nell’attuale scenario della pandemia è divenuto ancora più urgente il consolidamento o, in molti casi, il vero e proprio avvio di processi di digitalizzazione, per aziende di tutte le dimensioni e in ogni settore. Tipicamente, proprio in questo periodo molte imprese hanno deciso di utilizzare il cloud anche per la gestione delle stampe, sfruttando flessibilità, scalabilità e i vantaggi economici che questo paradigma può garantire.
Nonostante il lavoro da remoto, infatti, la necessità di stampa nei vari dipartimenti aziendali continua a crescere: gli ambienti di lavoro cosiddetti “ibridi” richiedono strumenti di stampa efficaci e sicuri per garantire continuità e ottimizzazione delle risorse, riducendo al minimo i rischi. In questo contesto, la piattaforma MPS Monitor 2.0 per il monitoraggio e la gestione in cloud di stampanti e multifunzione di tutti i principali produttori è stata scelta da ATF per la gestione integrata dei processi di stampa dei propri clienti.
“Le funzionalità per monitorare in remoto ambienti di stampa multi-vendor e l’approccio olistico alla sicurezza per l’intero parco gestito di MPS Monitor 2.0 ci hanno convinto immediatamente, anche avendo considerato diverse altre piattaforme”, afferma Ivan Consorti, socio di ATF.
La soluzione
L’implementazione di MPS Monitor 2.0 è iniziata nel 2020, dopo una sessione di assessment con i consulenti di MPS Monitor guidati da Luca Tanganelli, Italy Sales Manager di MPS Monitor, che ha permesso di evidenziare le priorità di ATF e dei propri clienti: dalla gestione dei consumabili, all’automazione della lettura dei contatori dei dispositivi di stampa, operazione fondamentale per la fatturazione nei contratti a costo pagina. Si sono inoltre rivelate fondamentali per il Dealer marchigiano le funzionalità di Business Intelligence e quelle per l’assistenza tecnica da remoto incluse in MPS Monitor 2.0, che soprattutto nell’attuale contesto consentono di fornire un servizio puntuale ed ineccepibile ai propri clienti con una contestuale riduzione dei costi dal 20 al 30%.
La possibilità di integrazione immediata con i sistemi gestionali in uso e le funzionalità per la gestione dei processi operativi della piattaforma, insieme alla semplicità d’uso riscontrata già dai primi test, sono stati considerati punti di forza a favore della scelta di MPS Monitor 2.0.
“Poter disporre di uno strumento in cloud in modalità SaaS per il monitoraggio e la gestione della stampa dei nostri 2.000 clienti, in ambienti multivendor ci consente di fare leva su una scalabilità e flessibilità che sono oggi fondamentali per rispondere alle nuove esigenze delle imprese e ai rapidi continui mutamenti imposti dalla situazione a livello globale”, afferma Ivan Consorti. “Molte delle aziende a cui forniamo supporto stanno oggi passando a un modello di lavoro ibrido: questo significa un nuovo modo di stampare, da luoghi diversi, che richiedono oltre ad un diverso monitoraggio e una diversa capacità di intervento, una gestione diversa dei contatori e delle spese, che grazie a MPS Monitor 2.0 possiamo attivare in maniera immediata”.
Proprio le nuove modalità di lavoro, che deve necessariamente considerare dipendenti dislocati in diverse sedi, con accesso ai dispositivi aziendali da remoto, richiedono inoltre un’attenzione particolare ai dati: ATF ha ritenuto da subito essenziali l’approccio olistico alla sicurezza di MPS Monitor 2.0. La piena conformità normativa garantita dalla piattaforma grazie alla certificazione ISO/IEC 27001:2014 e di conseguenza il rispetto dei requisiti di Riservatezza, Integrità e Disponibilità dei dati acquisiti, la compliance al GDPR Regolamento UE 2016/679, e in particolare l’utilizzo di sistemi in Cloud residenti nel territorio dell’Unione Europea e adeguatamente protetti, hanno convinto definitivamente ATF.
Risultati
L’implementazione di MPS Monitor 2.0 ha fornito i primi benefici immediatamente: l’ottimizzazione delle operazioni di monitoraggio, manutenzione e di fornitura del parco stampanti gestiti da ATF ha consentito al Dealer di servire i propri clienti in maniera impeccabile, riducendo i costi di gestione.
Grazie al monitoraggio in tempo reale e agli avvisi ricevuti sul pannello operatore della piattaforma MPS Monitor, ATF ha infatti da subito potuto disporre degli indicatori di volumi, consumi, copertura media, durata e frequenza dei cambi di consumabili delle stampanti e multifunzioni gestite, nonché di controllare proattivamente lo stato dei materiali di consumo di ciascun cliente, provvedendo alle forniture solo al momento del bisogno, o in anticipo in maniera funzionale ad evitare diverse spedizioni allo stesso utente finale.
Il nuovo livello di servizio che ATF è stata in grado di garantire ai propri clienti in un periodo complesso come quello della pandemia è stato da subito molto apprezzato da quelle aziende alle prese con la riorganizzazione logistica ed operativa che il nuovo modello di lavoro da remoto ha comportato.
“Per la sua storia e il suo know how ATF è stata scelta come partner da aziende di diverse tipologie di business, dislocate su tutto il territorio nazionale e internazionale. MPS Monitor 2.0, con un cuore italiano, la sua tecnologia nativamente cloud e la diffusione a livello globale, ci sta dimostrando di essere il partner ideale”, riprende Ivan Consorti.
Sviluppi futuri
L’elevato grado di soddisfazione relativo all’implementazione di MPS Monitor 2.0 prelude ad una partnership duratura nel tempo, volta al supporto delle nuove esigenze dei clienti di ATF che stanno riorganizzando il lavoro secondo il nuovo modello di “lavoro ibrido”.
I processi di stampa che prima tradizionalmente avvenivano in azienda e la gestione degli stessi devono oggi necessariamente essere gestiti dai fornitori di Managed Print Services per conto dei loro clienti, utilizzando sempre più il paradigma del cloud e rispondendo ai più elevati requisiti di sicurezza necessari per i processi di stampa da casa. Non da ultimo, i fornitori di Managed Print Services come ATF devono dare seguito alla richiesta di analitiche sempre più sofisticate da parte dei propri clienti.
“L’impegno e gli investimenti che MPS Monitor sta dedicando per aumentare il livello di sicurezza della propria piattaforma, degli agent e di tutti i processi di monitoraggio dei device, ci confermano che i nostri processi – e soprattutto i nostri clienti – sono in buone mani. Certamente implementeremo le nuove funzionalità che l’Azienda ci proporrà in futuro: dall’esperienza diretta siamo infatti ormai convinti che ogni qual volta MPS Monitor introduce nuove funzioni o tecnologie, l’impatto sul nostro business è sempre concreto e vincente”, chiosa Consorti.
Per saperne di più
Già utilizzatore di MPS Monitor dal 2012, Dms-Group ha scelto di migrare alla versione 2.0 della soluzione per garantire un livello di servizio ancora maggiore ai suoi clienti e semplificare ulteriormente il governo dei managed print services.
Dms-Group, dealer veneto attivo nei servizi di stampa gestita, ha scelto di migrare a MPS Monitor 2.0, la nuova versione della piattaforma Software-as-a-Service (SaaS) per la gestione remota delle stampanti multifunzione e i Managed Print Services, per un’esperienza di utilizzo ancora più semplice e per usufruire di nuove funzionalità che consentono di migliorare ulteriormente il livello del servizio offerto ai propri clienti.
Con sede in provincia di Padova e un team di 9 persone, Dms-Group offre ad oltre 1800 clienti prodotti e servizi per la stampa e utilizza MPS Monitor fin dal 2012 per sostenere l’erogazione dei propri servizi di stampa gestita. La scelta della piattaforma era stata perseguita con forte convinzione dal dealer, avendo riconosciuto in MPS Monitor una soluzione progettata non per raccogliere dati sulle stampanti bensì per gestire a tutto tondo il parco macchine. MPS Monitor era stata scelta cioè per la sua capacità di supportare appieno il governo dei servizi di stampa gestita, dalla gestione dei consumabili all’automazione della lettura dei contatori dei dispositivi di stampa, operazione fondamentale per la fatturazione nei contratti a costo pagina.
Nella primavera 2019 Dms-Group si è subito aperta con entusiasmo alla nuova piattaforma MPS Monitor 2.0. La nuova versione conferma piena sicurezza dei dati, conformità normativa e supporto indipendente dei modelli di stampanti multifunzione di tutti i principali produttori, oltre che perfetta integrazione con i sistemi gestionali del dealer. “Ciò che ci ha colpito fin da subito in MPS Monitor 2.0 è la maggiore facilità d’uso della piattaforma, ancora più intuitiva della precedente versione”, spiega Cinzia Calzavara, area amministrativa Dms-Group e principale referente in azienda del progetto MPS Monitor. “MPS Monitor 2.0 offre inoltre nuove funzionalità di Business Intelligence e per la gestione dei processi operativi che consentono di migliorare ulteriormente il livello di servizio ai clienti. Ad esempio, permette un drill-down ancora maggiore sui dati delle macchine e possiamo così essere ancora più tempestivi nel risolvere eventuali problemi dei nostri clienti”.
MPS Monitor 2.0 ha offerto a Dms-Group anche una ancor maggiore affidabilità nella raccolta dei dati. “È possibile ad esempio rilevare in modo ancora più immediato quando un’apparecchiatura smette di comunicare con gli agenti di raccolta dati di MPS Monitor e dunque agire prontamente per ripristinare il collegamento”, sottolinea a questo proposito Cinzia Calzavara.
Infine, Dms-Group ha apprezzato molto anche l’accresciuta automazione di diverse operazioni di gestione legate al parco macchine dei singoli clienti. Ad esempio, è stata ritenuta molto utile la funzionalità che permette di creare una lista di consumabili associabile a ciascun modello di stampante multifunzione senza necessità di selezionarli singolarmente, abbattendo le possibilità di errore.
“MPS Monitor supporta i dealer del settore Printing nella gestione quotidiana dei propri processi business e nella risoluzione dei problemi legati alla gestione di un parco stampanti, in modo veloce e automatico”, ricorda Nicola De Blasi, CEO di MPS Monitor Srl. “I dealer che provano la nostra soluzione ne percepiscono subito la completezza funzionale, l’estrema facilità d’uso, la focalizzazione sui processi: l’esperienza di Dms-Group lo dimostra e spiega perché contiamo già oltre 600 dealer in tutto il mondo. Con MPS Monitor 2.0 offriamo a questi dealer la possibilità di fare un ulteriore salto di qualità nei propri servizi di stampa gestita, e Dms-Group lo ha già riconosciuto dopo pochi mesi di utilizzo”.
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Dms-Group
Dms-Group S.r.l. nasce nel 2009 dall’aggregazione di due società con professionalità e competenze trentennali nella fornitura di assistenza tecnica e soluzioni per l’ufficio.
Con sede in provincia di Padova, Dms-Group vende e noleggia stampanti multifunzione, fornisce assistenza tecnica altamente qualificata (certificata dalle stesse case produttrici dei dispositivi di stampa), servizio di smaltimento certificato F.I.R. cartucce toner, vaschette, rifiuti elettronici (RAEE) e soluzioni per la gestione documentale – anche in cloud.
L’adozione di MPS Monitor quale soluzione Software-as-a-Service (SaaS) consente al dealer veneto un risparmio del 30% circa della spesa per gli acquisti di toner, il miglioramento dei propri servizi e l’apertura di nuove opportunità commerciali.
Milano, 3 luglio 2019 – Bettiol, dealer veneto attivo nel noleggio di dispositivi multifunzione e nei servizi di stampa gestita, ha scelto MPS Monitor come soluzione Software-as-a-Service (SaaS) per la gestione remota delle stampanti e i Managed Print Services, ottenendo in pochi mesi importanti risultati di business.
Nel 2018 la società ha scelto di implementare MPS Monitor per automatizzare i servizi di stampa gestita, basati nello specifico su contratti di gestione a costo-pagina, automatizzando in particolare la raccolta dei contatori per rendere più efficienti i processi amministrativi. Fin da subito, è stato inoltre possibile ridurre drasticamente le scorte di consumabili lasciate in dotazione ai clienti, grazie alla segnalazione in tempo reale della necessità di toner da parte delle singole stampanti, e procedere alla consegna dei nuovi consumabili senza necessità di richiesta di intervento da parte dei clienti. Questo ha consentito il taglio del 30% circa della spesa per gli acquisti di toner, il conseguente abbattimento dei costi di magazzino e, di pari passo, il miglioramento della percezione del livello di servizio da parte dei clienti.
A seguito dell’adozione di MPS Monitor, Bettiol ha inoltre sperimentato anche altri immediati benefici per il proprio business: le funzionalità di business intelligence della soluzione SaaS, e la visibilità sull’intero parco macchine collegato alla rete dei propri clienti, hanno determinato infatti un’accresciuta efficacia delle azioni commerciali del dealer veneto, grazie alla capacità di individuare – già in fase di trattativa verso potenziali clienti – possibili aree di intervento o di nuovi servizi.
Bettiol sta ora guardando con molto interesse alla nuova versione MPS Monitor 2.0, che si caratterizza per maggiore facilità d’uso e affidabilità della raccolta dati, nuove funzionalità per la gestione dei processi operativi e di Business Intelligence e migliore integrazione con i sistemi gestionali, confermando piena sicurezza dei dati, conformità normativa e supporto indipendente dei modelli di stampanti di tutti i principali produttori. “Quando abbiamo iniziato a utilizzare MPS Monitor, ci attendavamo di avere evidenza degli eventuali benefici nell’arco di un anno”, afferma Gianluca Ferrarese, amministratore unico di Bettiol. “Tuttavia, già dopo pochi mesi dal go-live, abbiamo ci è stata chiara l’ottima scelta tecnologica, che ci ha portato rapidamente ampi benefici anche sul piano strategico. Crediamo che il nuovo MPS Monitor 2.0 sia in grado di potenziare, di fatto, questi benefici”, conclude Ferrarese.
“L’esperienza di Bettiol è esemplare di ciò che sperimentano i nostri clienti e conferma il valore di MPS Monitor, utilizzato con successo da oltre 600 dealer in tutto il mondo”, ricorda Nicola De Blasi, CEO di MPS Monitor Srl. “MPS Monitor supporta i dealer del settore Printing nella gestione quotidiana dei propri processi business e nella risoluzione dei problemi legati alla gestione di un parco stampanti, in modo veloce e automatico. Come dimostra il caso di Bettiol, i vantaggi in termini di business per il dealer si percepiscono in modo immediato: migliora il livello di servizio per i clienti e la redditività dei servizi stessi, oltre a schiudere interessanti opportunità commerciali”.
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Bettiol
Bettiol è specializzata nel noleggio di dispositivi multifunzione e nell’erogazione di servizi di stampa gestita. Opera anche nel settore del noleggio di casse e dispositivi retail. Con sede a Villorba (TV), oggi la sua attività si estende a tutto il territorio del Veneto e vanta un parco di oltre 200 clienti fidelizzati.
MPS Monitor
Con più di 500.000 dispositivi di stampa e 15 miliardi di pagine monitorate ogni anno su oltre 70.000 utenti finali, MPS Monitor è una delle principali soluzioni software IoT a livello globale per il monitoraggio dei dispositivi di stampa e la fornitura di Managed Print Services (servizi di stampa gestita). MPS Monitor fornisce una piattaforma SaaS di monitoraggio e gestione delle stampanti estremamente completa, disponibile in Cloud pure o ibrido, e dotata di un set di API completo per l’integrazione di soluzioni software esterne. La sua tecnologia di raccolta dati estremamente scalabile e performante consente a Dealer/Var, grandi utenti finali, produttori e rivenditori di consumabili per stampanti, di soddisfare qualsiasi esigenza legata alla gestione dei dispositivi di stampa, alla rilevazione dei volumi di pagine e alla fornitura dei toner in modo automatico e controllato. Il servizio MPS Monitor Cloud viene gestito all’interno di un Sistema di Gestione per la Sicurezza delle Informazioni certificato a norma ISO/IEC 27001:2014 e offre così completa conformità al nuovo regolamento EU sulla protezione dei dati (GDPR).
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