L’efficienza operativa è un pilastro fondamentale per essere competitivi nel mercato dei servizi di stampa gestita. Gli operatori MPS e i rivenditori di forniture per ufficio e di servizi IT in tutto il mondo cercano costantemente di migliorare i processi operativi, semplificandoli, eliminando le inefficienze e riducendo i costi. Uno dei modi più efficaci per raggiungere questo obiettivo sembra essere la perfetta integrazione con i software ERP di terze parti.
Perchè l’integrazione è importante nei Managed Print Services
In ambito MPS, attività quali gestione dei contratti, fatturazione e ordini di consumabili e ricambi, tradizionalmente richiedevano molto lavoro manuale. Queste attività, da un parte impiegano preziose risorse umane, dall’altra implicano un alto rischio di errori, portando a perdite finanziarie o un impatto negativo sulla soddisfazione del cliente.
Integrando le piattaforme MPS nei sistemi ERP, i dealer possono trasformare queste criticità in opportunità. Ecco in che modo l’integrazione efficace con gli ERP migliora l’efficienza:
Eliminare il lavoro manuale tramite l’automazione
Uno dei vantaggi tangibili dell’integrazione con gli ERP è l’automazione di alcune pratiche amministrative ricorrenti, come la raccolta di dati dai contatori, la fatturazione e la gestione delle forniture. L’automazione assicura una raccolta di dati accurata, tempestiva e priva di errori, riducendo inoltre i carichi di lavoro per il reparto amministrativo. Eliminando l’intervento umano, gli operatori MPS possono indirizzare le loro risorse verso attività più strategiche e ad alto valore aggiunto, incrementando al contempo la produttività complessiva.
Migliorare il flusso di cassa con la fatturazione automatica
Un’efficace gestione finanziaria efficace è la chiave per il successo di un’attività. L’integrazione offre fatturazione automatica, riducendo notevolmente il tempo tra la fase di fornitura del servizio e la fatturazione dello stesso. Genera cicli di pagamento più rapidi, massimizzando la gestione delle entrate e quindi migliorando il flusso di cassa. Un processo di fatturazione più preciso e veloce inoltre porta anche ad una maggior trasparenza e fiducia del cliente, consolidandone la relazione.
Migliorare la qualità del servizio con la sincronizzazione dei dati in tempo reale
La sincronizzazione dei dati in tempo reale tra un systema di MPS e una piattaforma ERP permette ai fornitori di servizi di pianificare in modo proattivo le manutenzioni programmate e l’approvvigionamento di consumabili. L’ accesso a dati aggiornati in tempo reale permette di identificare potenziali problematiche in anticipo, migliorando sia l’affidabilità del servizio e la soddisfazione del cliente.
Funzionalità di esportazione dati complete e flessibili
Una soluzione MPS moderna e completa offre funzionalità di esportazione dei dati aggiornate, compatibili con i formati comuni quali Excel, CSV, XML e PDF. Consente di convertire facilmente i dati per adattarsi ad una serie di requisiti di reportistica, assicurando conformità e consentendo di assumere decisioni informate.
Inoltre, grazie alla disponibilità di set completi di API nei Software Development Kit (SDK), i dati dal sistema MPS possono essere connessi facilmente a praticamente qualsiasi software ERP di terze parti. Se le aziende fanno uso di interfacce comuni come esportazioni CSV/XML, email, o API REST, queste connessioni sono semplici e altamente configurabili, adattandosi senza problemi a tutte le esigenze di business.
Integrazione perfetta con le soluzioni ERP leader di mercato
In generale la piattaforma MPS Monitor può integrarsi con la stragrande maggioranza di soluzioni ERP, CRM o Service Management. Di seguito un elenco di alcune soluzioni di back-end supportate:
- ECI Eautomate
- Forza
- Intuit QuickBooks
- Xero
- Vantage Online, Evatic and 2serv by Asolvi
- ADV
- Advantis India
- Jim2
- Microsoft Dynamics NAV
- Radix by Infominds
- Business Navigator by BN Solutions
In più, MPS Monitor si integra facilmente con altre applicazioni di terze parti come soluzioni middle-ware (es. CEO Juice) o software per la logistica (es. Distribution Management), grazie a un set completo di API incluse nei Software Development Kit. In questo modo, le capacità di integrazione si estendono notevolmente, coprendo una grande varietà di casi d’uso.
Sfruttando le capacità di integrazione con queste piattaforme ERP, gli operatori MPS possono massimizzare l’efficienza operativa, migliorando significativamente la precisione e la qualità del servizio, e ottenendo allo stesso tempo un processo ottimale di gestione finanziaria.
Conclusioni
In conclusione, una perfetta integrazione con gli ERP non può più essere considerata un’opzione, ma una necessità per i fornitori di servizi di stampa gestita che vogliono distinguersi nello scenario di mercato attuale, altamente competitivo. Automatizzando i processi manuali, ottimizzando il flusso di cassa, migliorando la qualità del servizio e offrendo funzionalità di esportazione dati flessibili, l’integrazione consente di ottenere eccellenza operativa, rafforzare le relazioni con i clienti e assicurare una crescita sostenibile nel tempo.
MPS Monitor garantisce un’integrazione semplice ed efficace, fornendo agli operatori MPS uno strumento potente per sfruttare al massimo il loro potenziale, accrescere la loro competitività e, in ultima analisi, costruire un futuro di successi a lungo termine.
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Case study QPC Group
Introduzione
QPC Group, un fornitore australiano di tecnologia per l’ufficio, ha come missione aiutare le aziende a lavorare in modo più intelligente grazie all’automazione e a flussi di lavoro ottimizzati. Dai servizi di stampa gestiti alle lavagne interattive, fino ai sistemi di videoconferenza e VoIP, QPC Group offre soluzioni innovative per migliorare la produttività e l’efficienza operativa delle aziende in Australia e Nuova Zelanda. Con una presenza consolidata in settori come sanità, servizi minerari e ospitalità, QPC Group è cresciuta fino a diventare un partner affidabile nella tecnologia per l’ufficio, offrendo soluzioni che si adattano alle esigenze specifiche dei suoi clienti.
La sfida
Nel 2010, QPC Group si è messa alla ricerca di una piattaforma software per la gestione dei dispositivi che potesse gestire in modo efficace e da remoto i suoi servizi di stampa e copiatura. La scelta iniziale di una soluzione locale, seguita dalla migrazione a un sistema canadese, ha funzionato per un certo periodo, ma si è rivelata complessa e con limitate possibilità di scalabilità. Con l’espansione dell’azienda e l’evoluzione della tecnologia, è emersa la necessità di una soluzione più integrata ed efficiente per la gestione del parco stampanti. Quando uno specialista di soluzioni HP ha suggerito MPS Monitor—una piattaforma SaaS nota per le sue ampie capacità di integrazione— QPC Group ha trovato una soluzione perfetta per le sue crescenti esigenze. Nel 2019, hanno iniziato una migrazione graduale a MPS Monitor, partendo con circa 50 dispositivi.
La transizione a MPS Monitor
QPC Group è stata immediatamente colpita dalla flessibilità e semplicità d’uso di MPS Monitor. Questa soluzione di gestione del parco stampanti ha permesso loro di gestire un portafoglio in espansione di dispositivi di diversi marchi, tra cui HP, Lexmark, Epson e Fujifilm. L’integrazione con Smart Device Services (SDS) di HP si è rivelata particolarmente preziosa, consentendo la gestione remota di attività come il riavvio dei dispositivi, l’aggiornamento del firmware e l’accesso al web server incorporato (EWS) per risolvere eventuali problemi. Questa funzionalità si allinea perfettamente con l’impegno di QPC Group a fornire un servizio tempestivo ed efficiente.
“L’integrazione di MPS Monitor con HP SDS ci permette di risolvere le problematiche dei clienti da remote e minimizzare le visite on-site, in linea con la nostra promessa di fornire un servizio rapido ed eccellente,” commenta Lisa Spark, Co-Founder & General Manager di QPC Group.
Migliorare l’efficienza operativa con l’automazione
La decisione di migrare completamente a MPS Monitor è stata supportata dall’integrazione fluida della piattaforma di monitoraggio dei dispositivi di stampa con i sistemi di contabilità, in particolare Xero, e le sue robuste funzionalità di gestione dei contratti. L’automazione dei processi di fatturazione, come il tracciamento costo-pagina e il monitoraggio dei livelli di toner, ha eliminato diverse operazioni manuali e ha permesso a QPC Group di focalizzarsi su attività di valore più elevato. Consolidando due sistemi di monitoraggio in uno, il team ha ridotto il carico di lavoro amministrativo del 70%.
L’integrazione API ha portato ulteriori vantaggi, consentendo l’inserimento automatico dei dati e una gestione semplificata dell’inventario. Un’altra funzionalità di spicco di MPS Monitor è stata l’opzione personalizzabile “Days to Empty” (DTE). Questo strumento ha permesso a QPC Group di impostare avvisi precisi sul livello del toner, adattati alle diverse regioni, migliorando la pianificazione e la gestione dell’inventario.
Fatturazione semplificata grazie all’integrazione con Xero
Un aspetto fondamentale della partnership tra QPC Group e MPS Monitor è stata l’integrazione con Xero, una delle principali piattaforme per la contabilità in Australia. Questo ha permesso di consolidare la fatturazione, consentendo ai clienti di ricevere un’unica fattura che copre tutti i servizi. Questo approccio semplificato ha reso i pagamenti più agevoli per i clienti e ha garantito una maggiore resilienza operativa, poiché il personale di supporto poteva elaborare le fatture con facilità.
Chin Yoon, Managing Director di MPS Monitor Asia, ha svolto un ruolo fondamentale nel rendere il processo di transizione semplice e lineare. La sua esperienza e il supporto dedicato hanno permesso a QPC Group di migrare senza problemi. “Con la guida di Chin e un supporto costante, siamo riusciti a sfruttare a pieno il potenziale di MPS Monitor,” aggiunge Lisa.
Risultati e vantaggi ottenuti
Dall’adozione della soluzione di gestione del parco stampanti di MPS Monitor, QPC Group ha ottenuto un livello più alto di automazione ed efficienza. La fatturazione mensile automatizzata e la gestione semplificata dei contratti hanno permesso al team di concentrarsi sullo sviluppo del business. Gli strumenti di reportistica di MPS Monitor, come le statistiche sulle spedizioni e le previsioni di esaurimento dei toner, aiutano QPC Group a pianificare le necessità di magazzino in modo più accurato, riducendo al minimo le sostituzioni inutili di parti e abbassando i costi.
Futuro in crescita con MPS Monitor
Con piani di crescita di gestione fino a 10.000 dispositivi, la collaborazione di QPC Group e MPS Monitor è ben posizionata per la crescita futura. Il loro impegno continuo nell’automazione dei processi interni è parte integrante della loro strategia, e puntano a continuare ad innovare le operazioni di fatturazione e gestione dei contratti per soddisfare le esigenze in evoluzione dei clienti.
Conclusioni
Il percorso di QPC Group insieme a MPS Monitor dimostra in che modo l’automazione integrata possa trasformare i Managed Print Services. Facendo leva sui potenti strumenti e sul supporto di MPS Monitor, hanno semplificato le varie attività, ridotto il lavoro manuale e stabilito una solida base per una crescita scalabile. Questa partnership rappresenta l’impegno di QPC Group a lavorare in maniera più intelligente, permettendo ai cienti in Australia e Nuova Zelanda di operare in modo più efficace ed efficiente.
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La consolidata collaborazione tra Infominds e MPS Monitor rappresenta un esempio virtuoso di sinergia tecnologica nel mondo dei Managed Print Services. Grazie all’integrazione tra la piattaforma SaaS di remote device management MPS Monitor e il software ERP RADIX di Infominds, i fornitori di servizi di stampa gestita possono ottimizzare la gestione della fornitura di toner, la lettura dei contatori e l’emissione delle fatture. Questa integrazione consente di migliorare l’efficienza operativa, accelerare i processi e gestire al meglio le risorse.
Infominds, nata nel 2017 dalla fusione della divisione software di ACS Data Systems e dalla società Ergo Software, ha una storia di oltre 35 anni di esperienza nella produzione di software e vendita hardware. Con sede a Bressanone, Bolzano, Verona e Monaco, Infominds si distingue sul mercato per la sua expertise nel segmento del software ERP. In particolare, RADIX è stato progettato per gestire le esigenze specifiche degli operatori MPS e dei dealer nel mondo IT. Con un team di 140 dipendenti, Infominds offre soluzioni innovative, consulenza e assistenza a oltre 2.500 clienti in Italia e Germania.
I benefici dell’integrazione per il mondo MPS
L’integrazione tra la soluzione di gestione remota e monitoraggio stampanti MPS Monitor e RADIX offre significativi vantaggi per i fornitori di servizi MPS, semplificando e ottimizzando i processi operativi. Grazie a questa collaborazione, gli utenti di RADIX accedono direttamente ai dati forniti da MPS Monitor senza necessità di ulteriori login o interfacce. Informazioni come contatori, livelli di toner e altri consumabili vengono sincronizzate in tempo reale, garantendo una gestione fluida e trasparente.
Un aspetto cruciale di questa integrazione è il monitoraggio degli SLA (Service Level Agreement), con sistemi avanzati che generano notifiche in caso di anomalie. Ad esempio, se una macchina non invia dati per un periodo prolungato, RADIX avvisa automaticamente il cliente, prevenendo interruzioni nella fornitura. Inoltre, algoritmi avanzati consentono a RADIX di generare ticket di intervento tecnico, facilitando la pianificazione e migliorando l’efficienza delle attività di manutenzione.
Secondo Paul Schaefer, Consigliere di Infominds, “La collaborazione con MPS Monitor ci permette di offrire una soluzione integrata e automatizzata, che semplifica la vita ai nostri clienti e garantisce una gestione rapida e affidabile delle loro operazioni.”
Un ulteriore vantaggio della piattaforma di gestione e monitoraggio del parco stampanti MPS Monitor è la capacità di fornire dati non solo sui contatori e sui toner, ma anche su altri consumabili; tramite un sistema di analisi predittiva inoltre è possibile ottimizzare la pianificazione degli interventi tecnici e ridurre i fermi macchina. Ad esempio, è possibile prevedere con precisione la necessità di un intervento, generando un ticket che consente al tecnico di programmare in anticipo la sostituzione di un consumabile.
In aggiunta, la funzionalità di Remote Web Access permette di intervenire da remoto sulle macchine, accedendo direttamente al loro pannello tramite la console RADIX. Questa soluzione, sviluppata con alti standard di sicurezza, è disponibile per le macchine compatibili e rappresenta un ulteriore passo avanti nella gestione efficiente e automatizzata dei servizi di stampa.
Uno sguardo al futuro: nuovi sviluppi all’orizzonte
Da 16 mesi, Infominds ha avviato il rollout della versione aggiornata del suo software, RADIX+, per tutti i clienti. Questo software è stato completamente riscritto in collaborazione con l’Università di Trento, con un focus sul miglioramento dell’interfaccia grafica e dell’esperienza utente (UX/UI). La nuova versione ha ricevuto un’accoglienza molto positiva, con i clienti che apprezzano la maggiore efficienza e semplicità di utilizzo. Inoltre, ogni volta che MPS Monitor introduce nuove funzionalità o abilita la raccolta di dati aggiuntivi dai dispositivi di stampa, RADIX+ li integra prontamente. Grazie a questa evoluzione, il sistema di fatturazione dei clienti è stato notevolmente velocizzato, migliorando ulteriormente l’efficienza operativa.
Infominds e MPS Monitor non si fermano qui. Nei prossimi mesi, entrambe le aziende prevedono di esplorare mercati limitrofi come Austria e Svizzera. Grazie alla costante collaborazione tra le due realtà, l’integrazione tra i due sistemi continua ad evolversi per garantire soluzioni per la stampa sempre più performanti e in linea con le necessità del mercato.
Mark Kouwenberg, Director of Sales di MPS Monitor, aggiunge: “La partnership con Infominds consente di rispondere pienamente alle esigenze dei provider MPS da una parte e, dall’altra, delle aziende clienti, che hanno bisogno di certezze, solidità e affidabilità. Siamo entusiasti delle opportunità future che questa collaborazione potrà offrire.”
Se siete interessati a scoprire come questa integrazione potrebbe beneficiare le vostre operazioni MPS, potete contattarci qui. Il nostro team è pronto a fornire una dimostrazione personalizzata e a confrontarsi su come Infominds e MPS Monitor possano soddisfare le vostre specifiche esigenze aziendali.
Con il rapido evolversi del settore dei Managed Print Services (MPS), l’automazione e i flussi di lavoro ottimizzati sono diventati essenziali per i provider che mirano a migliorare l’efficienza e la qualità del servizio. L’integrazione della piattaforma ERP Business Navigator di BN Solutions con la soluzione SaaS di MPS Monitor apporta un valore significativo al mondo MPS, offrendo automazione end-to-end per processi chiave come la fatturazione, la raccolta dei dati dai contatori e la gestione dei toner.
BN Solutions è una solida realtà che opera nel mercato dello sviluppo di software, con oltre 25 anni di esperienza nei MPS. Il loro sistema ERP Business Navigator, lanciato nel 2004, è progettato specificatamente per i fornitori di servizi di stampa gestita nei Paesi Bassi e in Belgio, e garantisce operazioni aziendali efficienti e accurate. MPS Monitor, a sua volta, gestisce oltre 2,1 milioni di dispositivi e 50 miliardi di pagine ogni anno, aiutando i provider MPS in tutto il mondo a monitorare e ottimizzare le flotte di stampanti, grazie ad una piattaforma sicura e ad alte prestazioni. Insieme, BN Solutions e MPS Monitor forniscono strumenti potenti per permettere ai provider MPS di affrontare con facilità e precisione le complessità del mercato odierno.
Automazione della raccolta dei contatori e della fatturazione
Una delle sfide principali nei MPS è la raccolta tempestiva ed accurata dei dati contatori, spesso alla base dei processi di fatturazione. In passato, implicava una serie di passaggi manuali e controlli su più sistemi per essere sicuri che i dati fossero corretti, in particolare per quelli che utilizzavano i vari strumenti OEM. BN Solutions ha riconosciuto la necessità di crare un approccio lineare. Tramite l’integrazione, MPS Monitor consente ora il recupero automatico dei dati contatori dai dispositivi connessi, riducendo significativamente l’intervento manuale. Il flusso continuo di dati direttamente nel sistema ERP Business Navigator garantisce una fatturazione tempestiva e accurata, alleviando il carico amministrativo e minimizzando gli errori.
Gestione della fornitura e dei toner
La gestione dei consumabili e dei toner è un aspetto chiave per un processo MPS efficiente. BN Solutions ha migliorato questo processo con un sistema automatico di avvisi che ottimizza la gestione delle forniture. Ora, tramite MPS Monitor, gli avvisi vengono raccolti, convalidati e verificati in tempo reale, consentendo a Business Navigator di generare ordini di forniture con maggior accuratezza. Questo approccio proattivo minimizza i falsi allarmi ed elimina la necessità di inserire dati più volte su diversi sistemi. Automatizzando gli ordini, i provider MPS possono soddisfare al meglio le aspettative dei clienti in tema di sostituzione tempestiva dei toner, migliorando, così, l’esperienza dell’utente.
Sincronizzazione bidirezionale dei dati e flussi di lavoro semplificati
Uno dei principali vantaggi dell’integrazione tra BN Solutions e MPS Monitor è il flusso bidirezionale dei dati tra i sistemi. Business Navigator e MPS Monitor operano come un unico flusso di lavoro, eliminando la necessità di compiti duplicati tra i sistemi. Quando viene aggiunto un nuovo dispositivo o un dispositivo esistente viene spostato in una nuova posizione, l’integrazione aggiorna automaticamente entrambi i sistemi, garantendo dati accurati senza bisogno di reinserimenti manuali. Ad esempio, le nuove installazioni vengono configurate automaticamente sia in Business Navigator sia in MPS Monitor, inclusi i dati dell’account e i numeri di serie necessari, garantendo un processo di onboarding senza problemi per i nuovi dispositivi.
Richard Cudovan, Managing Director di BN Solutions, spiega: “MPS Monitor rappresenta un vero valore aggiunto per ogni provider MPS: garantisce il massimo standard di sicurezza per il settore (secondo Keypoint Intelligence), integra Microsoft PowerBI per scopi di reporting, consente l’accesso diretto all’EWS di ogni dispositivo per attività di servizio/assistenza remota, offre una qualità dei dati impareggiabile e un DCA estremamente stabile. Inoltre, MPS Monitor supporta tutti i marchi e tutti i modelli presenti sul nostro mercato. Questo protegge i processi fondamentali di ogni dealer e migliora l’efficienza operativa.”
Espansione del mercato con esperienza locale
Poiché BN Solutions si concentra principalmente sulla regione del Benelux, la partnership offre competenza e supporto locali ai provider MPS operanti in questi mercati. Con una profonda comprensione delle esigenze delle aziende MPS, BN Solutions offre un supporto impareggiabile per fare in modo che ogni provider possa massimizzare l’efficienza del sistema e sfruttare appieno le opportunità di automazione. Il sistema ERP Business Navigator è disponibile anche in inglese, il che rende questa soluzione ideale per future espansioni in nuovi mercati, come i paesi nordici o il Regno Unito e l’Irlanda.
“Scegliendo Business Navigator come sistema ERP, state investendo in una soluzione specificamente progettata per i complessi processi aziendali dei provider di Managed Print Services,” aggiunge Mark Kouwenberg, Director of Sales di MPS Monitor. “Con una profonda esperienza nel mercato, posso affermare con sicurezza che Business Navigator è perfettamente allineato alle esigenze aziendali dei suoi utenti. Inoltre, collaborando con BN Solutions, acquisirete un alleato strategico impegnato a comprendere appieno i vostri obiettivi unici e a promuovere il successo attraverso processi semplificati. Il loro team di supporto dedicato, come ho potuto constatare personalmente, garantisce l’assistenza e il supporto necessari in ogni fase.”
Conclusione
La partnership tra BN Solutions e MPS Monitor è più di una semplice integrazione tecnica; rappresenta un passo verso operazioni MPS completamente automatizzate, semplificate ed efficienti. Per i provider MPS che desiderano ottimizzare i loro flussi di lavoro, ridurre le attività manuali e migliorare l’efficienza complessiva, questa partnership offre una soluzione potente per raggiungere questi obiettivi.
Se siete interessati a scoprire come questa integrazione potrebbe beneficiare le vostre operazioni MPS, potete contattarci qui. Il nostro team è pronto a fornire una dimostrazione personalizzata e a confrontarsi su come BN Solutions e MPS Monitor possano soddisfare le vostre specifiche esigenze aziendali.
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